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どうしてメールを振り分けるのか？

OutlookExpressでメールを受け取るとすべて受信トレイに格納されます。ほとんどメールを受け取らないならば整理をしなくても問題ありませんが、お小遣い稼ぎを始めると膨大な件数を受け取るので、受信トレイ内だけでは管理しきれません。そこで、受信トレイ内に用途別のフォルダを作成して管理していきます。例えば、プライベートでＡさんとＢさん、お小遣い稼ぎでＸＹＺサイトを管理するなら、下図のようなツリー構造が分かりやすいと思います。

受信トレイ ├ プライベート ｜ ├A ←Ａさんからのメールを格納 ｜ └B ←Bさんからのメールを格納 └ お小遣い稼ぎ └ＸＹＺ ←ＸＹＺサイトからのメールを格納

受信トレイのメールをあなた自身が振り分けることもできますが、膨大な件数を処理するのは大変です。しかし、OutlookExpressではメッセージルールを設定するだけで自動的に振り分けてくれる機能があります。この便利な機能を使わない手はありません。それではOutlookExpressでメールを振り分ける方法を説明します。

OutlookExpressでメールを振り分ける方法

�@まず、受信トレイ内に上図のようなツリー構造を作成しましょう。

�A次に、OutlookExpressのメニューバーから、[ツール]-[メッセージ ルール]-[メール]と選択します。

�B「メッセージ ルール」画面が表示されたら、[メール ルール]タブの[新規作成]ボタンをクリックします。

�C「新規のメール ルール」画面が表示されたら、下表のように設定します。 1.ルールの条件を選択してください 一番上の「送信者にユーザーが含まれている場合」をチェックします。 2.ルールのアクションを選択してください 一番上の「指定したフォルダに移動する」をチェックします。 3.ルールの説明 「ユーザーが含まれている」をクリックし、送信元のメールアドレスを指定します。この項目に複数指定も可能です。続いて、「指定したフォルダ」をクリックし、振り分けるフォルダを指定します。 4.ルール名 タイトルを設定します。

�C入力が完了すれば、[OK]ボタンをクリックします。すると、「メッセージ ルール」画面が表示され、ルールに登録したタイトルが追加されていると思います。これで今後メールを受け取ると自動的に指定したフォルダに格納されます。ただし、AさんとBさんとＸＹＺサイトを同時に設定することはできないので、それぞれを分けて3ルールを設定してください。

以上で登録したルールに従って自動的に振り分けられますが、すでに受信トレイにあるメールも振り分けることが可能です。「メッセージ ルール」画面で[適用]ボタンをクリックして適用するルールを選択後、[適用]ボタンをクリックするだけです。

これでOutlookExpressの基本的なルール設定は完了ですが、効率良く振り分ける方法も紹介します。

効率よくメールを振り分ける方法

ＡさんとＢさんとＸＹＺサイトから送信されるメールアドレスを下表と仮定します。

Ａさん	aaa@sample.com
Ｂさん	bbb@sample.com
ＸＹＺサイト	support@xyz.com point@xyz.com ml@xyz.com

このような条件だと、「3.ルールの説明」の「ユーザーが含まれている」項目は下表のように設定すると思います。XYZサイトは3つのメールアドレスがあるので、個別に登録することになります。

Ａさん	aaa@sample.com
Ｂさん	bbb@sample.com
ＸＹＺサイト	support@xyz.com point@xyz.com ml@xyz.com

ここで注目して欲しいのがＸＹＺサイトです。メールアドレスは「アカウント名@ドメイン名」で構成されています。上表を見るとアカウント名に同じものはありませんが、ＡさんとＢさんのドメイン名「sample.com」とＸＹＺサイトのドメイン名「xyz.com」が同じだと分かります。ルール設定ではメールアドレスを設定していましたが、ドメイン名を指定することも可能です。つまり、ドメイン名を指定すると下表のように整理できます。

Ａさん	aaa@sample.com
Ｂさん	bbb@sample.com
ＸＹＺサイト	xyz.com

ＸＹＺサイトの登録内容がすっきりしたと思います。このように、サイトが独自ドメインを使用しているときにはドメイン名で振り分けると良いです。今後、ＸＹＺサイトから「enquete@xyz.com」のようなメールが届いても新たに設定内容を変更する必要はありません。ただし、ＡさんとＢさんはドメイン名で区別ができないので、メールアドレスで振り分けることになります。

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